amazonのすごい会議ルール！パワポ禁止で資料はたった1ページ

こんなお悩みを抱えているビジネスマンは多いのではないでしょうか？会議は多くの人の貴重な時間を奪って行われるので、

この会議って意味ある？
会議が長い・・・
とりあえず参加しているけど・・・

もしも、こんな会議に身に覚えがあるのなら、一刻も早く改善しなければなりません。私も同様に無駄な会議に悩む一人です。一緒に世界屈指の先進企業amazonのすごい会議手法を学んでみませんか？

　　　　　　　　　　『amazonのすごい会議　

　　　～ジェフ・ベゾスが生んだマネジメントの技法～』

　　　佐藤 将之 著

結論：無駄な会議をゼロにする

忙しいビジネスマンにとって、貴重な時間、迫りくる期日・・・無駄な会議は一つでもあってはなりません！私がアマゾンのすごい会議で学んだ実践している「無駄な会議をゼロにする取り組み」をまとめます。

情報共有会議

情報を共有するだけの会議は廃止します。メールやチャット、社内掲示板などで代用できるからです。全員が同じ場所に集まって共有しなければならない情報など、めったにありません。
メールやチャットで十分です。ただし、重要な情報の場合は相手に伝わったか、応答を求めるなど確認したほうが良いです。

進捗確認会議

誰がいつまでに何をやるのかを明確にすることが目的です。また、進捗に対して何か障害が発生していないか、それを解決するには何が必要かを確認する場でもあります。
それら以外に話が飛び火しそうな場合は、別途関係者同士で話をするべきで、詳細な議論を行うことは会議の目的から外れます。

この目的を理解し徹底して会議を行うとコンパクトで濃密な会議となります。

○○検討会議

司会進行役のもと、検討したいテーマについて結論を出すことが会議の目的です。会議に参加するメンバーが重要になります。結論を導くための情報を持ち、判断ができるメンバーを最低限の人数で招集します。

このときのポイントとして、現場に疎い上司は呼んではいけません。話し合いの最中に上司が口を出してきたり、都度説明する時間を割かないといけなくなる可能性があるからです。上司へは会議の後に、決定事項とその理由を報告すれば十分です。

会議が進まないでしょ！

検討内容が難しいテーマの場合、ホワイトボードを使用して情報整理します。このホワイトボードが強力で、結論に導くまでの道筋が見えやすくなります。ホワイトボードの利点は以下の通り。

整理して発言するようになることは重要で、思い付きで話す人や要点を得てない人、話が脱線しやすい人により会議がまとまらなくなることへの防止となります。
ホワイトボードに記録する人は、「書きやすいように端的に述べてください！」と言うだけです。

会議資料の工夫

会議で使用する資料について、丁寧に文章を書きます。体言止めのような名詞で終わる文章は避け、主語述語をしっかり明記します。

1. 例）来期予算と開発工数の見積もり　×
2. 例）□□部の来期予算と開発工数の見積もりを説明します。〇

資料を作成するとき、①の方が文字数が少ないし読みやすく見た目も良いですよね。あとは口頭で説明すればよいのですから。

しかし、数か月後に資料を読み返したときに、正確に読み取れますか？または、会議に参加してなくて、資料だけ読んだ人に正しく伝わりますか？という問題が発生します。

上記はまだ簡単な例ですが、もっと複雑な内容であった場合、文字による説明が不十分だと、読み返したときに誤解が生じる可能性が高くなります。

資料の作り方については、amazonの会議資料を参考にさせてもらいました。さらにamazonではパワーポイントも禁止されています。私たちはそこまではできませんが、非常に興味深く参考にさせていただきました。

もっと詳しくamazonの会議を知りたい方、本書籍の購入を検討されている方は、引き続き本記事をご覧ください。

amazonのすごい会議の概要

本書では、プロジェクトの成否を決めるのは「会議」である。と明言されています。
現在に至るamazonの躍進を支えた会議手法が学べます！
1800円程度で一流企業のノウハウが学べるのですから、書籍は本当にコスパ最強のツールですね。

書籍の冒頭でamazon会議の4つのルールが定義されます。

これを見ただけで不思議です！疑問です！どういうこと？
早速、一緒に見ていきましょう！

amazon会議ルール1：パワーポイントは禁止

資料といえば、パワーポイントを思い浮かべると思います。私も提案書や報告書、進捗資料などにおいても、ほぼパワーポイントで作成しています。なぜなら、簡単に見た目もきれいな資料ができるので重宝しています。

なんとamazonではこのパワーポイントを禁止しているとのこと。なぜ？？？

その理由は、
行間を読むことで、人によって解釈の違いやすいから。

どういうことかと言うと、パワーポイントの資料はキーワードのみだったり、箇条書きで口頭で補足するような資料になってしまいますよね？その時は解説があって理解はできても、数か月たって、後から読み返したとき、キーワードだけだと正確に思い出せない可能性があります。

なので、amazonの会議資料は、
ワードを使用して文章ベースの資料を書くとのこと。

ただし、大前提として、
その場で読んですぐに理解できる文章を書く

ことが必須条件となります。文章力が無いと、amazonには入社できないようですね。

amazon会議ルール２：会議の資料は２種類のみ

では、具体的にどのような資料が用いられるのでしょうか？必要な情報を書き、余計な装飾表現を無くした筋肉質な資料作成を促すためのルールがあります。

１ページャーと6ページャーと呼ばれる2種類のルールの存在。

1ページャーの資料

簡単な報告に用いられる資料が1ページャー（ワンページャー）。

ポイントだけを1枚のA4にまとめた資料です。アイディアのラフなプランやプロジェクトの概要などの説明に使います。本書では、1ページャーのサンプルが掲載されていますので、気になる方は是非ご一読ください。

日常的にパワーポイントで箇条書きで説明している身としては、いきなり文章きっちりの説明資料が出てくると驚かれると思います。あらかじめ、背景を説明して周知しておかないと、いきなり会議資料を変えることはおすすめしません。

ただ・・・

文章読むことを嫌う人が多いんですよね・・・

6ページャーの資料

大がかりな資料はこちら。1枚で説明しきれないものは6ページにまとめるとのこと。6ページを超えてもダメ、足らなくてもダメ・・・。なぜ6ページなのかは詳しくは不明ですが、おそらく、プロジェクト発足に必要な情報、概要、予算、計画、目標などを説明するのに必要な枚数なのだと思われます。

なので、会社によって枚数が変わってくるのではないかと。

重要なのは枚数に制限を持たせ、筋肉質な資料を作ること。

読みやすい文章を書く2つの鉄則

読みやすい文章を書くことは、とても難しいことです。
amazonのすごい会議では、２つの鉄則を紹介しています。

1. 結論ファーストで書く
2. 文章は短く書く

一つ目は、ビジネスの世界では、スピードが重要ですから、初めに結論、その理由を事実ベースで説明することが求められます。資料もまず結論を徹底することで読みやすいものになります。

二つ目は、長い文章を書かないことです。言いたいことを端的に書くことを心がけます。一文に言いたいこと一つのイメージですね。

amazon会議ルール３：会議は沈黙から始まる

これは驚きましたが、会議は資料を黙読することから始まります。一般的には、資料作成者が会議の目的や概要を説明すると思いますが、目の前にある会議の資料を、各自で黙読する時間から始まります。

この時に重要なのが必ず沈黙を守ること。読み終わるまでは質問等は一切してはいけません。確かに、最後まで読んだら分かることを質問するのは無駄ですよね。

とはいえ、質の良い文章を書かなければならないことは変わりません。amazonでは「一言もしゃべらない会議」が最高の会議とされているそうです。つまり、何の質問や問題も無く承認されることは最高というわけですね。

上記は、プロジェクトを立案して承認をもらうような会議です。amazonでは、「意思決定会議」と紹介されています。

他にも3つあり、合計４つの会議が存在しています。

1. アイディア出し会議
2. 情報伝達会議
3. 進捗管理会議
4. 意思決定会議

本書では、それぞれの会議について、amazon流の手法を解説しています。ただし、情報伝達会議は無くすべきだとされているので、それ以外の３つの会議のamazon手法を学ぶことができます。

情報伝達会議は、いわゆるみんなが知るべき情報を共有させる会議です。わざわざみんなの時間を取って、一つの場所に集めて情報を伝えるという会議は無駄であるとされています。今は、メールや社内の掲示板などがあるので、それらで代替できれば会議は不要になります。
他にも、昔からの流れで実施しているような会議は無駄ですね。一回止めてみて、誰からも苦情が来なければ止めてもOKです。会議好きの上司とかがいると厄介ですよね。

会議をするだけで仕事をした感を得られるからでしょうか・・・

本書では、会議をスリム化するヒントも解説されています。

amazon会議ルール４：出席者の上限は”ピザ２枚分”

これは、ピザ２枚（たぶんLサイズ）で空腹を満たせる人数で会議をすべきとされています。５人から８人くらいでしょうか。そして、本当に必要な人だけを集めて会議をするべきといわれています。

よくあるのが、部長などあまり現場を知らない人が来てしまうと、終始現状の説明で終わってしまった・・・ということも。
または、多くの部署から担当者が来てしまうと、自部署の都合や質問で発散して終わってしまうなども。会議に対して徹底的に倹約家になる必要があります。

上記のようなことを徹底して取り組むようにすると、会議のために時間を取られて生産性が犠牲になることもなくなります。

まとめ

本書では、時価総額世界一にもなったamazonの躍進を支えた会議手法が学べます。
ただし、本書でも語られていますが、手法だけマネても絶対にうまくいかないと。

それぞれの企業の思想や理念、価値観など、背景にあるものが同じではないから。業界も違えば、お客様も違います。それぞれの企業に合った会議の変革があるはずです。
私も今回学んだことをすべて取り入れようとは思いません。一部参考にする程度で、自身の組織に合った形を考えて会議を変革していきたいと思ってます。

最後に、本書をおすすめする人としない人を紹介して終わりたいと思います。

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PDF版の電子書籍は大変便利です。検索が可能なので必要な情報が短時間で見つかります。また、コピペが可能なので、資料作りやプログラムの移植などが容易に出来ます。電子書籍に慣れると、紙には戻れなくなるかもしれません・・・。